Что такое система?
Многие люди ошибочно полагают, что система — это какая-то хитрая технология или что-то жесткое, что нужно только крупному бизнесу. Но с умом выстроенные системы способны помочь компании любой величины, сделав рабочий процесс более плавным и предоставив руководству больше свободы. В простейшем виде система представляет собой комбинацию трех ключевых частей. Как только вы поймете, как они взаимосвязаны, вы сможете создать простую систему для каких угодно целей.
Система = Люди + Процесс + Инструменты
Люди: кто отвечает за задачу?
Процесс: каким шагам или руководящим принципам они должны следовать?
Инструменты: что им нужно для выполнения задачи?
Если одна из этих частей отсутствует или определена недостаточно четко, могут возникнуть неприятные последствия. Давайте рассмотрим простой пример: управление календарем.
Люди: ваш ассистент.
Процесс: планирование встреч, выделение времени на важные мероприятия и так далее.
Инструменты: ваш календарь или программа-планировщик.
Теперь чуть более сложный пример: управление обслуживанием клиентов.
Люди: виртуальный помощник или сотрудник отдела по работе с клиентами.
Процесс: уточнить в документации, какие ответы использовать в определенных случаях, какое время выделяется на отклик, к кому обращаться в случае обострения ситуации.
Инструменты: таск-менеджер или софт для службы техподдержки.
Чтобы заменить себя системами, нужно понять, что все эти три части строго необходимы. Многие предприниматели вкладываются в людей и инструменты, но не в процессы. Однако без третьей части головоломки система не сможет функционировать наилучшим образом.
Создание качественных процессов
Без наличия понятного процесса передавать задачи кому-то другому всегда будет трудно, независимо от того, насколько хороши ваши люди или инструменты. Есть одна простая стратегия, позволяющая убедиться, что процесс выстроен четко и ясно: записывайте действия на экране во время выполнения задачи (также полезно завести блокнот для фиксации той части задачи, которая не отображается на экране). Передайте запись помощнику и попросите его сделать пошаговую инструкцию. Поделитесь ей с человеком, ответственным за задачу. Это позволит не тратить на объяснение много времени. Кроме того, записи можно сохранять и в будущем передавать другим людям.
Создание понятных процессов выводит ваши бизнес-системы на новый уровень, экономя ваше время и гарантируя, что при вашем отсутствии компания продолжит работать.
Источник.
Источник: